Informationen zum Datenschutz für Alumni der Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover

Datenschutzerklärung Alumnibüro

Informationen zum Datenschutz für Alumni der Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover

Das Alumnibüro der Leibniz Universität Hannover (LUH) misst der Sicherheit Ihrer Daten größte Bedeutung zu. Daher informieren wir Sie an dieser Stelle über den Datenschutz in Bezug auf die Nutzung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Anmeldung zum AlumniCampus Ehemaligennetzwerk und versichern zugleich die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG).

Gegenstand des Datenschutzes und Datenerhebung

Gegenstand des Datenschutzes sind Ihre personenbezogenen Daten, also Einzelangaben über ihre persönlichen und sächlichen Verhältnisse (Art. 4 Nr. 1 DSGVO), die entweder

1. nach Exmatrikulation per Datenübertragung aus dem System der Studierendenverwaltung
   der Leibniz Universität Hannover übernommen werden oder
2. von Ihnen per Online-Selbstregistrierung oder
3. per Anmeldebogen (Papier) mitgeteilt
4. und durch spätere Informationen per Mail oder Online Formular ergänzt oder korrigiert haben.

Widerspruch und Widerruf

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für die Datenübertragung aus der Studienverwaltung nach Exmatrikulation (Punkt 1) gilt das Recht zum Widerspruch. Auf diese Möglichkeit verweist eine Mail, die kurzfristig nach der Datenübernahme versendet wird und mit der ein Opt-out ermöglicht wird, bei dem alle Daten gelöscht werden. Spätestens fünf Jahre nach Datenübertragung wird eine Einwilligung bei den Betroffenen abgefragt, bei Nichterteilung werden die Daten komplett und unwiederbringlich gelöscht.

Widerruf

Für Daten, die das Alumnibüro per Online-Registrierung oder Anmeldebogen (Punkt 2 und 3) erreicht haben und für Daten, die zunächst aus der Studierendenverwaltung übernommen wurden (Punkt 1), aber für die im Laufe der nachfolgenden fünf Jahre eine Einwilligung erteilt wurde sowie für Änderungen (Punkt 4), kann die Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf gilt für die Zukunft. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf ist an die verarbeitende Stelle zu richten (siehe unten).

Zweckgebundene Datenverwendung

Das Alumnibüro beachtet den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung und versichert, dass Ihre Daten ausschließlich für die Nachkontaktpflege zwischen Alumni und Universität genutzt und nicht anderweitig verwendet werden. Nachkontaktpflege beinhaltet neben Einladungen und Informationen aus der Universität (z. B. Newsletter, Ehemaligenmagazin, Einladung zu Veranstaltungen) auch Angebote sich als Alumni zu engagieren, z. B. zur Begleitung Studierender, als Mentoren, Referenten oder Stipendiengeber, oder Ansprachen im Rahmen des Fundraising. Ihre persönlichen Daten werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Alumnibüros eingesehen und genutzt, sowie an Dienstleister weitergegeben, die eng definierte Aufgaben, wie z. B. Versand von Druckobjekten, übernehmen. In diesem Fall werden die Dienstleister verpflichtet, die Daten nicht zu kopieren, nicht weiterzugeben und nach Auftragserledigung unverzüglich zu löschen, es besteht mit diesen Dienstleistern ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Außerdem nutzen speziell benannte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fakultäten, die mit dem fakultätseigenen Alumnimanagement betraut sind die Daten, das Referat für Kommunikation und Marketing für Einladung zu zentralen Veranstaltungen, das Fundraising für Fundraising-Angebote sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LUIS (Leibniz Universität IT Services) für die Newsletterabwicklung (nur E-Mail Adressen).

Datensicherheit

Ihre Daten liegen sicher auf den Servern der Leibniz Universität und werden nicht weitergegeben, außer zu den oben genannten Zwecken. Die Leibniz Universität hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit Ihrer Daten und schützt sie nach dem Stand der Technik, insbesondere vor dem Zugriff Dritter bzw. unberechtigter Personen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Alumnibüros sind ebenso wie die Beauftragten der Fakultäten zur Verschwiegenheit und auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Informationspflichten gemäß § 13 und 14 DSGVO

Verantwortlicher und Kontaktdaten:

Leibniz Universität Hannover
Alumnibüro
Welfengarten 1
30167 Hannover
Tel.: +49 511 762 2516

E-Mail: alumni@zuv.uni-hannover.de 

Datenschutzbeauftragter

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Zweck der Datenverarbeitung

Das Alumnibüro beachtet den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung und versichert, dass Ihre Daten ausschließlich für die Nachkontaktpflege zwischen Alumni und Universität genutzt und nicht anderweitig verwendet werden. Nachkontaktpflege beinhaltet neben Einladungen und Informationen aus der Universität (z. B. Newsletter, Ehemaligenmagazin, Einladung zu Veranstaltungen) auch Angebote sich als Alumni zu engagieren, z. B. zur Begleitung Studierender, als Mentoren, Referenten oder Stipendiengeber, oder Ansprachen im Rahmen des Fundraising.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

1.            Für Datenübernahme aus der Studierendenverwaltung

Nach Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO iVm. § 17 Abs. 1 NHG iVm. mit der Ordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten der LUH darf die LUH die erforderlichen personenbezogenen Daten von ehemaligen Hochschulmitgliedern zur Kontaktpflege verarbeiten.

2.            Für Datenerhebung per Online- Selbstregistrierung oder Anmeldebogen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist, sofern Sie uns Ihre Daten mit Ihrer Anmeldung zum AlumniCampus per Online-Selbstregistrierung oder per Anmeldebogen (Papier) mitgeteilt gehaben, die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Speicherdauer

Die Daten werden unbefristet bis auf Widerspruch (bei Datenübernahme aus der Studierendenverwaltung) bzw. Widerruf (bei Online-Selbstregistrierung oder Anmeldebogen) gespeichert. Daten, die aus  Datenübernahme aus der Studierendenverwaltung stammen, werden nach fünf Jahren gelöscht, wenn bis dahin keine Einwilligung vorliegt.

Betroffenenrechte (Art. 15 bis 21 DSGVO)

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Art. 15 bis 21 DSGVO):

•     Recht auf Auskunft
•     Recht auf Berichtigung
•     Recht auf Löschung
•     Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
•     Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie

Empfänger der personenbezogenen Daten

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Alumnibüros der Leibniz Universität Hannover, speziell benannte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fakultäten, die mit dem fakultätseigenen Alumnimanagement betraut sind, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LUIS für die Newsletterabwicklung (nur E-Mail Adressen), das Referat für Kommunikation und Marketing für Einladung zu zentralen Veranstaltungen, das Fundraising für Fundraising-Angebote sowie darüberhinaus Dienstleister (Druckerei) für präzise definierte Aufträge (z. B. Druck- und Versandaufträge).

Verpflichtung zur Bereitstellung

Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung, die Bereitstellung ist freiwillig. Ohne Angabe der personenbezogenen Daten kann jedoch nicht am AlumniCampus Ehemaligennetzwerk teilgenommen werden.

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

•     Tit./Vorname/Name
•     Geburtsdatum
•     Geschlecht
•     Geburtsname
•     Staatsangehörigkeit
•     Postalische Adresse und E-Mail
•     Firmenname
•     Abteilung
•     Position/ Stellenbezeichnung
•     Postadresse/E-Mail dienstlich
•     Abschluss
•     Studienfächer
•     Studienzeiten
•     Stipendiengeber
•     Auslandsaufenthalte
•     Matrikelnummer

Beschwerderecht

Die Datenverarbeitung unterliegt der Aufsicht der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, bei der Sie Beschwerde einlegen können. Nähere Informationen und Kontaktangaben finden Sie unter https://www.lfd.niedersachsen.de/startseite/ 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Tel.: +49 511 120-4500
Fax: +49 511 120-4599

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de