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Hinweise zu den Informationspflichten der Datenschutz-Grundverordnung im Rahmen des Ausbildungs-, Beschäftigungs- und Dienstverhältnisses
Sie haben sich erfolgreich auf eine freie Stelle an der Leibniz Universität Hannover beworben. Zur weiteren Vorbereitung Ihrer Einstellung und Bearbeitung der weiteren Personalvorgänge werden Sie um Übersendung von Personalunterlagen und insbesondere um Angaben personenbezogener Daten, d.h. Einzelangaben über Ihre persönlichen und sächlichen Verhältnisse, gebeten. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und eine transparente Verarbeitung ist uns dabei sehr wichtig. Rechtlich geregelt ist der Beschäftigtendatenschutz in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Niedersächsischen Datenschutzgesetz (NDSG-neu). Mit diesem Hinweisblatt möchten wir unserer Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachkommen.
1. Allgemeine Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten
Im Rahmen Ihres Ausbildungs-, Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten oder bei Dritten erhobenen Daten verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 12 NDSG-neu, § 88 NBG.
Die zuständige Stelle für die Erhebung der Daten und damit verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne ist die Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover.
Verantwortliche und Kontaktdaten
Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
Welfengarten 1
30167 Hannover
Tel.: +49 511 762- 0
Fax: +49 511 762- 3456
Postanschrift:
Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
Postfach 6009
30060 Hannover
Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
- Datenschutzbeauftragter (DS)-
Königsworther Platz 1
30167 Hannover
Tel.: +49 511 762 8132
Fax: +49 511 762 8258
Email: datenschutz@uni-hannover.de
Die allgemeinen Datenschutzhinweise der Universität finden Sie unter: https://www.uni-hannover.de/de/datenschutzerklaerung.
Das Dezernat 2 –Personal und Recht- erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten im Rahmen der Personalsachbearbeitung. Prozessverantwortliche ist Frau Dr. Nicole Neuvians, Tel.: +49 511 762 2203, nicole.neuvians@zuv.uni-hannover.de. Die Kontaktdaten der für Sie zuständigen Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter finden Sie im Geschäftsverteilungsplan sowie auf der Website des Dezernats 2:
https://www.uni-hannover.de/de/universitaet/organisation/dezernate/personal/.
Im Rahmen Ihrer Einstellung und Beschäftigung werden gewisse Daten nicht nur direkt bei Ihnen, sondern auch bei Dritten i.S.v. Art. 14 DSGVO erhoben. Dies ist der Fall, wenn Sie vom Dezernat 2-Personal und Recht- aufgefordert werden, ein Führungszeugnis oder ein Gesundheitszeugnis vorzulegen.
Bei Anforderung der erforderlichen Personalunterlagen werden Sie zum einen aufgefordert, bei der für Ihren Wohnsitz zuständigen Meldebehörde einen Antrag auf Erteilung eines “Führungszeugnisses zur Vorlage bei einer Behörde“ zu stellen. Das Führungszeugnis ist ein Auszug aus dem Bundeszentralregister, enthält neben strafgerichtlichen Entscheidungen auch bestimmte Entscheidungen von Verwaltungsbehörden und dient ausschließlich der Überprüfung der charakterlichen Eignung für die zu besetzende Stelle. Es wird vom Bundesamt für Justiz ausgestellt und direkt an das Dezernat 2-Personal und Recht- der Leibniz Universität Hannover übersandt.
Weiterhin werden Sie, sofern es für die Übernahme in ein bestimmtes Dienstverhältnis oder die Prüfung Ihrer Dienstfähigkeit erforderlich ist, dazu aufgefordert, bei dem für Ihren Wohnsitz zuständigen Gesundheitsamt ein amtsärztliches Gesundheitszeugnis zu beantragen. Das Zeugnis enthält eine Stellungnahme zur gesundheitlichen Eignung für die Übernahme ins Beamtenverhältnis. Nach der amtsärztlichen Untersuchung und Erstellung des Gutachtens wird das Gesundheitszeugnis ebenfalls direkt an das Dezernat 2-Personal und Recht- der Leibniz Universität Hannover versandt.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Begründung eines Dienstverhältnisses oder für einen Vertragsabschluss zwingend erforderlich. Fehlende Angaben führen dazu, dass Verträge nicht abgeschlossen und Dienstverhältnisse nicht begründet werden können.
2. Zwecke der Verarbeitung und Speicherdauer personenbezogener Daten
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zweckgebunden und dient ausschließlich der Entscheidung über die Begründung eines Ausbildungs-, Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses, deren Durchführung oder Beendigung sowie der Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, Tarifvertrag oder einer Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten.
Sollte beabsichtigt sein Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten, so stellt Ihnen die entsprechende Einrichtung vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen zur Verfügung.
Die Leibniz Universität Hannover setzt im Dezernat 2-Personal und Recht- keine Verfahren ein, die zu einer automatisierten Entscheidungsfindung führen. Auch werden keine Verfahren im Bereich der Personalverwaltung betrieben, die ein Profiling von Beschäftigten ermöglichen.
Die personenbezogenen Daten werden in der Personalakte erfasst, welche zum einen Teil aus einer Papierakte und zum anderen Teil aus einem elektronischen Personalinformationssystem (Hybridakte) besteht. Die Aufbewahrungs- bzw. Löschungsfristen richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Nach dieser Aufbewahrungszeit wird die Personalakte dem Universitätsarchiv Hannover zur Übernahme angeboten.
3. Empfänger personenbezogener Daten
Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten kann auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung oder auf Ihre Anforderung an folgende Stellen erfolgen:
| Universitätsinterne Empfänger | Externe Empfänger | Potentielle Empfänger |
|---|---|---|
(Organigramm)
|
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Regelmäßig werden Ihr Vor- und Nachname sowie die dienstlichen Kontaktdaten an das
Dezernat 1 -Organisations- und Personalentwicklung und IuK-Technik- übersandt. Für einen reibungslosen Geschäftsablauf, wie z.B. der Zuteilung von Benutzerkonten oder Hard- und Software, oder zur vereinfachten Kontaktaufnahme durch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Leibniz Universität Hannover werden diese Daten dann u.a. im Geschäftsverteilungsplan, internen Telefonlisten oder im Intranet (LSF Personenverzeichnis) veröffentlicht.
4. Ihre Rechte
| Recht auf Auskunft | Auf Ihr Verlangen erhalten Sie von uns jederzeit unentgeltlich eine Bestätigung darüber, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden sowie Auskunft über diese Daten und über die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen. |
| Recht auf Berichtigung | Auf Ihr Verlangen berichtigen wir unverzüglich unrichtige personenbezogene Daten oder vervollständigen die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO). |
| Recht auf Löschung | Auf Ihr Verlangen löschen wir unverzüglich die personenbezogenen Daten in den in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Fällen, soweit die Verarbeitung nicht nach Abs. 3 erforderlich ist. |
| Recht auf Einschränkung | Auf Ihr Verlangen schränken wir Verarbeitung ein, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, für die Dauer der Prüfung durch die Personalstelle. |
| Recht auf Datenübertragbarkeit | Sie können Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format erhalten und diese Daten ohne durch unsere Behinderung an einen anderen Verantwortlichen übermitteln in den in Art. 20 DSGVO genannten Fällen. |
| Widerruflichkeit der Einwilligung | Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf wird durch diesen nicht berührt. |
| Widerspruchsrecht | Sie haben zudem das Recht, der Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen. Wir werden Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüche (Art. 21 DSGVO). |
Beschwerderecht | Zudem haben Sie ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt. |
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen
Prinzenstraße 5 30159 Hannover
Tel.: +49 511 120-4500
Fax: +49 511 120-4599
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
