Abrechnung von Projekten der Verbundforschung in Horizon Europe
Zuwendungsempfänger sind in Horizon Europe verpflichtet, Berichte über den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder zu erstellen.
Die Anforderungen an die Berichterstattung, z.B. Abgabefristen und ähnliches sind in der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement, GA) festgelegt.
Die Berichterstattung erfolgt ausschließlich online über das Teilnehmerportal (Funding & Tenders Portal). Die Partner*innen im Konsortium reichen ihre Berichte in digitaler Form an die koordinierende Einrichtung des Projekts weiter. Die Koordinator*innen sind dafür verantwortlich, dass alle Berichte zusammengefügt werden und rechtzeitig (60 Tage nach Ende des Berichtszeitraums) bei der Kommission eingehen.
Das Online-Handbuch (Online Manual) im Teilnehmerportal enthält detaillierte Angaben zur Berichtspflicht.
Während der Projektlaufzeit sind Zwischenberichte (periodic reports) zu erstellen. Am Ende der Projektlaufzeit steht der Abschlussbericht an (final report).
Die Vorlagen der Kommission für die Berichterstattung finden Sie im Teilnehmerportal unter Project Reporting Templates:
Abrechnungsformulare
Die Online-Formulare werden von der Kommission für die Berichterstattung freigeschaltet.
Ein Beispiel des Formulars für die Abrechnungen (Financial Statement) finden Sie als “Annex 4 Model for the financial statements“ im „Model Grant Agreement“.
Einen zentralen Zugang zu allen Berichterstattungstools erhalten Sie über das Teilnehmerportal:
Hinweise zu den finanziellen Regelungen
Das EU Hochschulbüro hat ein Merkblatt zu den finanziellen Regelungen für die Projektdurchführung in Horizon Europe erstellt:
Hinweise zu Personalkosten
Ein Großteil der Kosten von Projekten in Horizon-Europe entfällt regelmäßig auf die Personalkosten. Bei der Abrechnung der Personalkosten müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.
Personalkosten sind erstattungsfähig, wenn das Personal direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist, unter dessen alleiniger Aufsicht steht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitlich befristet oder fest angestellt sein. Wichtig ist, dass die Vergütung des Personals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht. Abrechnungsfähig ist der Bruttolohn (Arbeitgeberbrutto) inklusive der Sozialversicherungsbeiträge, wie z. B. Renten- oder Krankenversicherungsbeiträge und sonstiger im Gehalt enthaltenen gesetzlichen Kosten.
Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines Tagessatzes.
Zeitnachweis
Nur die für das EU-Projekt aufgewendete Arbeitszeit ist erstattungsfähig und muss entsprechend dokumentiert werden.
Das EU Hochschulbüro hat ein Beispiel für Zeitnachweise mit detaillierter Anleitung vorbereitet:
Die Arbeitszeit in den Workpackages des Projektes wird in Stunden erfasst. Die Vorlage rechnet diese Stunden in der Zusammenfassung automatisch in Arbeitstage um. Dies ist die Basis für den Bericht und die Berechnung der Personalkosten.
Die errechneten Arbeitstage müssen für jeden Monat händisch in die Vorlage Monthly Declaration übertragen werden und von der/dem Beschäftigten sowie der/dem Vorgesetzten unterschrieben werden:
Hinweise zur elektronischen Signatur im Berichtswesen
Die Finanzberichte werden elektronisch über das Teilnehmerportal eingereicht. Sie müssen mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Hierfür müssen Sie in einem besonderen Verfahren eine autorisierte Person nominieren. Diese Person wird „Financial Statement Authorised Signatory“ (FSign) für Ihr Projekt. Nur die als FSign einem Projekt zugeordnete Person kann über ihren Zugang im Teilnehmerportal einen Finanzbericht mit ihrer elektronischen Signatur absenden. Die Benennung einzelner oder mehrerer Personen zu FSigns erfolgt über den „Legal Entity Appointed Representative“ (LEAR) der jeweiligen Einrichtung.
Das EU-Hochschulbüro hat hierzu ein Merkblatt erstellt:
Prüfbescheinigung zum Finanzbericht (Certificate on the financial statement CFS)
In Horizon Europe ist für Projektbeteiligungen ab 430.000 EUR die Einreichung eines Auditzertifikats (Certificate on the Financial Statements, kurz: CFS) durch die jeweils am Projekt beteiligte Einrichtung verpflichtend. Die Kosten für ein verpflichtendes CFS sind im Projekt abrechenbar.
Für die Hochschulen Niedersachsens gibt es eine Rahmenvereinbarung mit der NBank.
Ein Merkblatt zu den Einzelheiten einer Prüfbescheinigung ist in der Erstellung.
Ansprechpartnerinnen für Projektdurchführung und Finanzen
30169 Hannover
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